Sistema controllo interno

Lo scopo del SCI è quello di indirizzare l’operato dell’impresa, minimizzando i rischi, verso il raggiungimento degli obiettivi della propria missione aziendale. Il sistema permette di fronteggiare tempestivamente ogni trasformazione dell’ambiente economico, di procedere in tempo utile agli adattamenti necessari per far fronte ai continui cambiamenti, di supportare l’efficienza operativa, di tutelare le attività patrimoniali da possibili perdite, nonché di garantire l’attendibilità dei bilanci e la conformità delle attività alle leggi e ai regolamenti in vigore.

Spesso per i sistemi di controllo interno si utilizza il modello di riferimento COSO. Sulla base di questo modello il SCI si compone di cinque elementi fondamentali.

Ambiente di controllo

È l’elemento chiave in grado di assicurare il migliore governo aziendale possibile, serve a determinare il livello di sensibilità del personale alla necessità di controllo ed è costituito da azioni, politiche e procedure che riflettono l’attitudine generale di tutto il personale in relazione all’importanza del SCI.

Quest’ultimo è difatti teso a fornire un ambiente e una struttura aziendale complessivamente idonei alla gestione dei rischi, al perseguimento graduale degli obiettivi e alla necessità di reagire ai continui cambiamenti interni ed esterni.

Di seguito è esposto un elenco di fattori che concorrono a definire l'ambiente di controllo.

Integrità e valori etici

Un ambiente fortemente governato dall'etica a tutti i livelli gerarchici è vitale per l'efficacia delle politiche e dei sistemi di controllo messi a punto da un'azienda e influisce sui comportamenti che sfuggono ai sistemi di controllo, per quanto gli stessi siano sofisticati.

Filosofia di controllo

Comunicazione di standard di comportamento condivisi a tutti i livelli, affinché ci sia una consapevolezza del controllo da parte del management e dei responsabili operativi. Riguarda anche i livelli di rischio accettati, l'atteggiamento verso il reporting, la scelta dei principi e delle stime contabili.

Competenza

Il management deve precisare i livelli di competenza richiesti per una particolare mansione e tradurli in termini di conoscenze e capacità.

Struttura organizzativa

Serve a definire e pianificare le strategie aziendali, nonché controllare e verificare che vengano raggiunti gli obiettivi. La realizzazione di una struttura adeguata implica la definizione delle principali aree di autorità e di responsabilità, come pure la creazione di adeguate linee gerarchiche.

Gestione delle risorse umane

Allocazione ottimale del tempo e delle risorse per la gestione del controllo e dei rischi aziendali. Creazione di un ambiente che promuova un approccio basato sulla comprensione e sull'insegnamento delle problematiche legate ai controlli e ai rischi.

Assegnazione di autorità e responsabilità

Modalità di delega con cui sono assegnate autorità e responsabilità per le attività operative. Si devono anche stabilire le relazioni tra il reporting e i livelli gerarchici..

Organi amministrativi indipendenti

È indispensabile che il CdA sia in parte composto da amministratori non esecutivi, perchè essi possano esaminare le attività del managment.

Valutazione e gestione del rischio

È necessaria in quanto ogni azienda nel suo operato deve affrontare una varietà di rischi sia interni che esterni. Si definisce rischio un evento potenziale che riduce la probabilità di raggiungere obiettivi di business o che può implicare l'incertezza di ottenere benefici.

I fattori di rischio esterni possono essere il progresso tecnologico, la concorrenza, il cambiamento del bisogno e delle attese dei clienti, le nuove leggi/regolamentazioni, le catastrofi naturali e i cambiamenti economici. I fattori di rischio interni possono essere l'interruzione dei sistemi informatici, la competenza del personale, il cambiamento delle responsabilità del management, la natura delle attività svolte e la presenza di un CdA o di un audit committee inefficace.

Per il monitoraggio dei rischi sono necessarie procedure di reporting tempestive in relazione a tutti i fatti di rilevanza.

Attività di controllo

Sono l’insieme delle politiche e delle procedure che assicurano al management che le proprie direttive siano applicate. Si attuano in tutti i livelli dell’organizzazione aziendale al fine di agevolare l’adozione di provvedimenti necessari per far fronte ai rischi che potrebbero pregiudicare la realizzazione degli obiettivi aziendali. Di seguito è esposto un elenco di possibili attività di controllo

Separazione dei compiti

I compiti vengono ripartiti tra più persone al fine di ridurre il rischio di errori e irregolarità.

Corretta autorizzazione per tutte le operazioni

Si definisce autorizzazioni generali, direttive da seguire per operazioni ricorrenti, o specifiche, direttive per operazioni singole non ricorrenti.

Documentazione e registrazione delle operazioni

Perseguita osservando i principi: prenumerazione consecutiva dei documenti, rilevazione semplice e comprensibile delle operazioni e struttura delle rilevazioni adeguate per agevolarne la compilazione.

Controllo fisico sui beni e registrazioni

Inventari fisici, assicurazioni adeguate, procedure per la rocostruzione dei dati contabili, servizio di vigilanza e elenchi di persone autorizzate.

Controlli indipendenti

Hanno la funzione di mantenere la stabilità del SCI attraverso un'opportuna "pressione" sugli operatori aziendali.

Analisi svolte dall'alta direzione

Le performances realizzate sono analizzate raffrontandole con i budget, le proiezioni, i risultati dei periodi precedenti e con i risultati dei concorrenti.

Gestione delle attività

Tutti i responsabili di funzione o attività procedono all'analisi delle performances.

Elaborazione dei dati

Vengono eseguiti numerosi controlli per verificare l'accuratezza, la completezza e l'autorizzazione delle operazioni. I dati inseriti sono sottoposti a procedure automatiche di controllo (ad esempio controlli di plausibilità) o confrontati con archivi di verifica approvati.

Indicatori di performance

Costituiscono attività di controllo l'analisi comparata di diversi insiemi di dati, operativi o finanziari, l'esame delle correlazioni e le conseguenti azioni investigative e correttive.

Sistema informativo aziendale

Deve permettere che le informazioni siano individuate, rilevate e diffuse nei modi e nei tempi appropriati per consentire al personale di assolvere le proprie responsabilità.

La qualità delle informazioni si valuta in base al contenuto, alla tempestività di reperimento, allo stato di aggiornamento, all’accuratezza e all’accessibilità delle stesse. I sistemi di informazione e comunicazione (SIC) consentono al personale la raccolta e lo scambio delle informazioni necessarie alla gestione e al controllo.

Il monitoraggio

Consiste nella verifica continua e/o periodica dell’efficacia delle attività di controllo messe in atto al fine di appurare che esse operino secondo gli obiettivi formulati e che siano adeguate rispetto ad eventuali cambiamenti della realtà operativa.

All’interno dell’organizzazione dovrebbe essere presente un processo continuo che dia al CdA una ragionevole garanzia sull’esistenza di appropriate procedure di controllo e che esse siano applicate.

L’identificazione dei cambiamenti nell’impresa e del suo ambiente può richiedere modifiche al SCI. Occorre prevedere un supporto adeguato al vertice aziendale per le informazioni relative al sistema di controllo, da diffondere all'esterno.